secrétaire de gestion administrative

Personnes agées

Résidence Mutualiste Le Bois d'Artas - GRENOBLE (38)

secrétaire de gestion administrative

Postée le : 12/07/22

Contrat à durée indéterminée

Doté(e) de compétences liées aux tâches administratives liées à votre poste, vous avez dévéloppé votre savoir-être dans les domaines suivants :
- esprit d'équipe, capacité à prendre des initiatives, capacité d'écoute et de communication, gestion du stress, adaptabilité

CANDIDATER

ENVIRONNEMENT DU POSTE

Sous l'autorité de la Directrice de l'établissement, au sein d'une équipe administrative composée d'une comptable et d'une Assistante des ressources Humaines, vous exercez vos fonctions dans le cadre des missions générales de notre projet d'établisssement.
Poste en CDI

FINALITÉ DE LA FONCTION

Assurer la gestion administrative des dossiers de demande d’admission pour l’EHPAD et l’accueil de jour, et de la liste d’attente,
Assurer les tâches relatives au secrétariat (traitement du courrier, frappe de documents, gestion de l’argent des résidents, badges parkings, diffusion des documents aux familles, participation au secrétariat du Conseil de la Vie Sociale,
Assurer l’accueil téléphonique et physique des familles, visiteurs et intervenants extérieurs à la Résidence

tâches de secrétariat

ACCUEIL PHYSIQUE DES PERSONNES

STANDARD TELEPHONIQUE, TRANSMISSION DES APPELS OU REDACTION DES MESSAGES

TRAITEMENT DU COURRIER (distribution, diffusion à l’ensemble des salariés ou au besoin à un groupe de salariés les informations nécessaires à la mission générale de l’institution, réceptionner les courriers entrants, les répertorier et les dater), Mise à jour des plannings d’utilisation des salles de réunions

Fonctions administratives

- GESTION DES DOSSIERS DES RESIDENTS relatifs aux prises en charge de l'entrée à la sortie (suivi et traitement des dossiers sur VIA TRAJECTOIRE, ordonnancement et archivage, renseignement des informations administratives relatives au résident sur le logiciel de soin
- Diffusion des documents et pièces nécessaires à la constitution des dossiers, relances de demande et le suivi des dossiers du début à la fin, en lien avec les partenaires externes

- DIFFUSION D'INFORMATIONS AUX FAMILLES, RESIDENTS ET PARTENAIRES et invitation aux réunions et manifestations institutionnelles.
- Préparation des réunions du Conseil de la Vie sociale, mise en page des comptes rendus et diffusion aux familles et résidents de leur distribution.
- Planification des présences des résidents, des vacances avec les familles ou Participation à la gestion des fournitures : (commandes de fournitures et consommables, suivi de la maintenance des copieurs multifonctions
- Participation aux projets d’accompagnement des résidents avec mise en page et relecture avant la diffusion aux partenaires ou familles.
- Gestion du planning des Projets d’Accompagnement Personnalisé en lien avec les psychologues et diffusion à chaque participant.

- COORDINATION AVEC LA DIRECTION
Gestion des agendas de l’équipe de direction et coordination des rendez-vous.
Lors d’évènements institutionnels, prise en charge de la partie administrative (invitation, courriers, compte-rendus, Gestion et mise à jour les listes et coordonnées des contacts et partenaires institutionnels. Mise à jour les dossiers administratifs ainsi que des coordonnées des salariés

- ACCOMPAGNEMENT DES PROFESSIONNELS ET DES STAGIAIRES
Accompagnement ou tutorat de formation des stagiaires, salariés en formation ou apprentis dans le champ professionnel des métiers du secrétariat.